Samenwerken is continue beweging, als een wiel, dat op weg is.

De kracht van samenwerken: alleen ga je sneller, samen kom je verder

‘Alleen ga je sneller, samen kom je verder’ is een gevleugelde uitspraak van (team)coach en consultant, Gunilla Blijsie van Powerful Teamwork. In de workshop ‘Krachtig Samenwerken’ geeft Gunilla tijdens het Afdelings- en Medisch Secretaressecongres tips hoe jij kunt bijdragen aan succesvolle samenwerkingsrelaties en leert ze je omgaan met de dillema’s en valkuilen van samenwerken. In dit interview alvast een voorproefje daarvan.

Tekst: Ellen Smink (interview november 2019 congres secretaresses in de zorg)

Anders dan haar naam doet vermoeden, liggen Gunilla’s wortels in Nederland. “Gunilla is een Zweedse naam. Hij is destijds uitgekozen door mijn vader die gek op Zweden is.” Haar achtergrond heeft zijn oorsprong in Groningen waar ze Arbeid en Organisatie Sociologie aan de Rijksuniversiteit Groningen studeerde en Commerciële Economie & Communicatie aan de Hanzehogeschool. Vervolgens rondde ze de opleiding Gestalt & Psychosynthese in Rotterdam af en onlangs liet ze zich bij het Bert Hellinger Instituut, ook weer in Groningen, opleiden op het gebied van systemisch werken. Hoeveel ze tijdens al die opleidingen ook geleerd heeft, haar motivatie om teams te coachen en mensen in staat te stellen op hun eigen gedrag te reflecteren, ontstond al op de middelbare school. “Als ik een leuk contact met een vriendinnetje had, viel het me altijd op dat ik in een groep een heel ander vriendinnetje zag. Ik vroeg me af hoe het kon dat ze in een groep anders tegen me deed dan als we een-op-een met elkaar waren?. Ook keek ik naar mezelf: waarom voelde ik me in de ene groep prettiger dan in de andere groep? Toen is het zaadje dus al geplant.”

Samen de klus klaren
“Krachtig samenwerken, betekent investeren in heldere doelen en daar continue op afstemmen”, is de stellige overtuiging van Gunilla. “Het is ook investeren in elkaar en weten hoe je met elkaar omgaat. Het is het gevoel dat je met elkaar verantwoordelijk bent voor de taken en behaalde resultaten. Dat gezamenlijke gevoel geeft vaak al een flow. Krachtig samenwerken, betekent voor mij ook dat het er niet toe doet wie wat bedacht heeft en op welke wijze iemand aan iets heeft bijgedragen. Je hebt samen de klus geklaard. Het is het gevoel dat je onderdeel bent van het geheel, waardoor je ook trots kunt zijn op het resultaat van een ander uit je team. Als ik alleen maar mijn eigen taken doe en mijn eigen resultaat zie, mis ik dat geluksgevoel voor het resultaat dat een ander heeft gehaald.”

Credits voor ego
Gunilla knikt als we aangeven dat ons ego toch ook graag waardering ontvangt voor de persoonlijke bijdrage. Gunilla: “Dat is zo. Daarom vraagt samenwerken ook om continue afstemming met je omgeving en de credits die je zelf nodig hebt om te groeien en te ontwikkelen. Een tijdje terug coachte ik een young professional. Hij werkte in een team dat veel had geïnvesteerd in krachtig samenwerken en allemaal gezamenlijke doelen had gesteld. Op een gegeven moment zei hij: ‘ik wil gewoon weten wat ikzelf waard ben. Ik wil ook mijn eigen, persoonlijke doelen kunnen stellen, want dan weet ik of ik het goed gedaan heb of niet’. Dat snap ik heel goed. Daarom heb ik het ook altijd over autonomie in verbinding. Het is belangrijk dat je je een onderdeel van het geheel voelt, maar je wilt wel erkenning, waaruit blijkt dat jij er ook bij hoort.” Terug naar haar motto: alleen ga je sneller, samen kom je verder. Gunilla: “We vinden het allemaal fijn als iets snel gaat en we een bepaalde taak kunnen afvinken. Het geeft een prettig gevoel, een soort dopamine, als we kunnen afstrepen wat we gedaan hebben. Vandaar dat die autonomie ook zo belangrijk is. Tegelijkertijd heb je elkaar nodig om te innoveren, om nieuwe ideeën op te doen, om samen te lachen en om je dillema’s met collega’s te kunnen delen.”

Psychologisch contract
Om die dillema’s te kunnen bespreken moet je, zo weet Gunilla, afspraken met elkaar maken zodat je daarop kan terugvallen. “Daarin ligt de basis van krachtig samenwerken, maar daar ligt ook een valkuil. Laatst zei een manager tijdens een teamsessie: ‘we moeten een lijstje ophangen van hoe we willen samenwerken en dan spreken we elkaar erop aan als het niet gebeurt’. Als je het over aanspreken hebt, ga je ervan uit dat de ander iets niet goed doet, terwijl het er om gaat dat je kenbaar kunt maken dat je ergens last van hebt. Daarvoor heb je in de eerste plaats een psychologisch contract nodig over hoe je graag wil samenwerken. Dat contract, de bedding, kan door een teamleider gecreëerd worden. Bij medisch secretariaten zie je vaak dat het op dat gebied net even mis gaat. Dat komt onder andere doordat niet altijd duidelijk is wie nu de eigenaar van het team is. Dan heb je gewoon niet genoeg mandaat om tegen je collega te zeggen wat je graag anders ziet. Naast dat psychologische contract moet er ook een moment worden gecreëerd waarop je dit gesprek kan voeren. Ook dat moet een teamleider mogelijk maken. Die setting heb je wel nodig en daar gaat dat contract aan vooraf. Het is moeilijk dat gesprek te voeren als er geen bedding is om te reflecteren. Bij secretariaten vraag ik me wel eens af wie nu de teamleiding is. Waar is het klankbord voor dat team? Dat wordt door het management weleens onderschat.”

Wiel voor krachtig samenwerken
In de aankondiging van de workshop wordt aangegeven dat deelnemers leren omgaan met het ‘Wiel voor krachtig samenwerken’. Gunilla: “Als je aan een team vraagt wat men nodig heeft om krachtig samen te werken wordt vaak als eerste ‘vertrouwen’ en ‘een klik hebben’ genoemd. Maar dat is niet het enige. Om alle ingrediënten voor samenwerking in één oogopslag te beschouwen, is het Wiel van krachtig samenwerken ontwikkeld. Ik zit vaak bij teams waar de verbinding niet lekker zit of waar conflicten zijn. Al pratende kom je er tijdens de sessie dan achter dat het gezamenlijk doel niet duidelijk is. Teamleden moeten wel met elkaar door een deur, maar hebben elkaar in het werk eigenlijk niet nodig. Ondertussen zitten ze wel in elkaars irritatiezone, wat misschien juist komt omdat hun taken niet duidelijk zijn. Ik vind dat je het als geheel moet bekijken: welke ingrediënten zijn belangrijk om met elkaar te kunnen samenwerken? Dat is niet alleen het emotionele. Het gaat ook om het delen van dilemma’s en het verbeteren van processen waar je tegenaan loopt. Samenwerken is continue beweging, als een wiel, dat op weg is. Met het Wiel van krachtig samenwerken maak je onderlinge samenwerking bespreekbaar. Het wiel bestaat uit vier essentiële ingrediënten voor samenwerken: het erkennen van elkaars kwaliteiten en emoties, concrete acties ondernemen om resultaten te behalen, professioneel de dialoog aangaan en vertrouwen in het doel en het team hebben. Met het wiel heb je een handvat om bij teamontwikkeling te kiezen op welk ingrediënt meer of minder focus nodig is.”

Neem een time out
Vertraging geeft soms versnelling, is de ervaring van Gunilla. “Bij veel teams zie ik de valkuil dat ze zo druk zijn. Door de werkdruk komen we er vaak niet toe om dingen te verbeteren. Daarvoor heb je immers een goed gesprek nodig. Sommige ideeën krijg je pas als je daarover met elkaar klankbordt. Maar teams zijn vaak zo druk dat daaraan geen prioriteit meer wordt gegeven. Maak daarom regelmatig even pas op de plaats. Als je onder druk komt te staan, heerst er vaak het gevoel dat alles nu moet. Neem een time out om met elkaar in gesprek te gaan over de vraag wat je in ieder geval vandaag of aan het einde van de week gedaan wil hebben en visualiseer dan ook dat het gedaan is.”